Als Mittelständler erlebst du im Alltag häufig: Angebote dauern zu lange, Service-Anfragen laufen kreuz und quer durchs Haus, vieles hängt an einzelnen Personen. Gleichzeitig sollst du „digitaler werden“ und neue Services anbieten.
Die Frage ist: Wie kommst du zu sauberen, digitalen Prozessen in Vertrieb und Service, ohne den laufenden Betrieb zu stören?
Der erste Punkt: Digitalisierung ist keine reine IT-Aufgabe. Wenn du Entscheidungen zu Systemen und Tools triffst, ohne vorher zu klären, welches Problem du eigentlich lösen willst, bekommst du am Ende eher mehr Komplexität als weniger.
Tipp: Formuliere einen Satz wie: „Wir digitalisieren, damit …“ und ergänze das „damit“ mit einem klaren Nutzen, z. B. „… unsere Angebote innerhalb von fünf Arbeitstagen beim Kunden sind.“
Typische Probleme sind schnell benannt: Angebote kommen zu spät, der Service ist gut, aber schwer steuerbar, und du hast keinen aktuellen Überblick, welche Kunden mit welchen Themen in der Pipeline sind. Genau dort sollte Digitalisierung ansetzen.
Drei Hebel bringen fast immer Wirkung:
Erstens: den Angebotsprozess beschleunigen. Alle Anfragen werden zentral erfasst, statt in Mails und Köpfen zu verschwinden. Es gibt standardisierte Angebotsbausteine und klare Kriterien, wann ein Angebot erstellt wird. Das Ergebnis: Deine Kunden bekommen schneller ein Angebot, und du siehst als Geschäftsführer erstmals deine Sales-Pipeline auf einen Blick.
Tipp: Lass deine Vertriebsleute eine Woche lang jede Angebotsanfrage mit Datum/Uhrzeit von Eingang und Versand notieren. Die Auswertung zeigt dir ziemlich genau, wo ihr steht.
Zweitens: Service-Anfragen sauber erfassen. Jede Anfrage, egal ob Telefon oder Mail, landet in einem System, inkl. Maschine, Fehlerbild und Priorität. Zuständigkeiten sind klar, der Status ist nachvollziehbar. So fühlen sich Kunden ernst genommen und du erkennst Muster und Engpässe.
Tipp: Starte mit wenigen Pflichtfeldern (Kunde, Maschine, Fehlerbild, Priorität). Lieber wenig, aber durchgängig, als viele Felder, die keiner ausfüllt.
Drittens: die Einsatzplanung der Techniker digitalisieren. Du siehst, wer wann wo mit welcher Qualifikation im Einsatz ist, weist Aufträge digital zu und bekommst Berichte zeitnah zurück. Das steigert Auslastung und senkt die internen Abstimmungsaufwände.
Tipp: Frag deine Dispo, wie viel Zeit jede Woche für Abstimmungen und Nachfragen draufgeht. Die Zahl ist ein guter Anhaltspunkt für dein Potenzial.
Du brauchst dafür kein riesiges Konzept. Ein realistischer Fahrplan reicht für den Anfang:
Im ersten Schritt wählst du ein Fokusthema. Frag dich: „Welcher Prozess bremst uns gerade am meisten, Angebote oder Service-Reaktion?“ Das ist dein Pilot.
Tipp: Entscheide dich bewusst für einen Bereich, statt alles gleichzeitig anzufassen. So hast du schneller ein sichtbares Ergebnis.
Im zweiten Schritt stellst du ein kleines Team zusammen: eine Person aus dem betroffenen Bereich, eine aus IT/Organisation und eine mit Entscheidungsmacht. Auftrag: In acht bis zwölf Wochen eine spürbare Verbesserung erreichen.
Tipp: Halte den Auftrag des Teams auf einer Seite fest: Problem, Ziel, Zeitraum, Entscheidungskriterien. Mehr ist für den Start nicht nötig.
Im dritten Schritt geht es um den Prozess, nicht um das Tool. Das Team beschreibt, wie der Prozess heute läuft, wo Zeit und Qualität verloren gehen und wie der Zielprozess aussehen soll. Erst dann wird geschaut, welche Systeme ihr schon habt und welche schlanken Lösungen ihr ergänzen könnt.
Tipp: Halte beim Prozessdesign immer die Kundensicht im Blick: Wird er schneller informiert, früher bedient, besser abgeholt?
Dann folgt der Pilot mit echten Kunden und echten Daten. Begrenzter Umfang (z. B. bestimmte Kundengruppe oder Region), klare Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Rückfragen, Zufriedenheit und ein fester Entscheidungspunkt: ausrollen, anpassen oder stoppen.
Tipp: Beschränke dich auf maximal drei Kennzahlen, die du misst. Sonst verzettelst du dich in Auswertungen.
Funktioniert der neue Weg, machst du ihn zum Standard: Rollen und Zuständigkeiten klären, Prozess dokumentieren, Lösung ausrollen. So entsteht Stück für Stück ein System, das deine Leute entlastet und dir als Geschäftsführer echte Steuerungsmöglichkeiten gibt.
Natürlich gibt es Vorgaben aus IT, Einkauf und Compliance. Entscheidend ist, zwischen Lernphase und Serienbetrieb zu unterscheiden. In der Lernphase arbeitest du mit kleinem Budget, klar umrissenen Piloten und vereinfachten Freigaben. Erst wenn ein Ansatz funktioniert, läuft er durch die vollen Prozesse.
Tipp: Vereinbare im Führungskreis, dass Piloten „geschützte Experimente“ mit klaren Leitplanken sind – und dass es in Ordnung ist, Dinge nach dem Test wieder zu verwerfen.
Die Rahmenbedingungen im Maschinenbau werden nicht einfacher: Wettbewerb, Personalmangel, steigende Erwartungen im Service. Wenn du jetzt gezielt deine Vertriebs- und Serviceprozesse digitalisierst, machst du dein Geschäft robuster, planbarer und skalierbarer, ohne nur zusätzliche Köpfe einstellen zu müssen.
Unsere Erfahrung: Es braucht keinen großen Wurf, sondern Klarheit, wo du starten willst, und einen Fahrplan, der in deinen Alltag passt. Genau dort können wir dich unterstützen – von der Auswahl des ersten Piloten bis zum ausgerollten Standardprozess.